Table des matières
Les prélèvements côté ADMIN
Les 2 types de gestion des factures en prélèvement
Dans Gestion il y a 2 façon de gérer les factures en prélèvement :
- La première, activée par défaut, génère automatiquement, chaque jour de prélèvement la ou les factures.
Si un prélèvement venait à être refusé, il faudra aller mettre à jour le statut de la facture depuis la gestion des rejets dans Clients / Prélèvements / Gestion des rejets.
- L'autre option consiste à ne pas générer les facture automatiquement mais à vous laisser le faire manuellement, depuis la Clients / Prélèvements / liste des remises, vous permettant ainsi de ne cocher QUE les factures qui ont été prélevée avec succès.
L'interface de gestion des prélèvements
Il faut aller dans Clients / Prélèvements.
On retrouve sur cette page la liste de tous les prélèvements actifs. Sur la partie du haut, il est possible de faire une recherche fine selon différents critères que l'on peut cumuler :
- Actif ou Inactif
- Un jour de prélèvement
- Un type de prélèvement (Récurent ou Ponctuel pour les paiements différés)
- Sur un nom de cliente
- Sur une date
La liste des prélèvements
Par défaut, tous les prélèvements éligibles sont cochés.
Les prélèvements du mois suivant sont affichés pour information en bleu, les prélèvements différés en violet et les prélèvements en erreurs sont en rouge. (Soit l'IBAN est incorrect, soit le BIC).
Pour faire une remise, il suffit de renseigner la date (qui est déjà présélectionnée mais modifiable) et de générer une remise.
La liste des remises
On retrouve ici la liste de toutes les remises effectuées et déposées en banque. Tant qu'une remise n'a pas été générée en VRAi-I, il est possible de la supprimer, sinon, cela n'est plus possible.
Une fois la remise générée, il faut télécharger le fichier XML et le déposer sur l'interface de sa banque sans tarder, car ce fichier contient les dates de prélèvements. Si vous attendez trop, il risque d'être refusé !
Pour générer un fichier SEPA, il y a 2 étapes :
- La phase de TEST
- La phase de génération en vrai
La phase de TEST
Il faut cliquer sur “Tester la conversion” puis attendre le résultat. Si tout se passe correctement, vous pourrez ensuite “Générer en VRAI”, sinon, un message avec l'erreur vous sera affiché, il s'agit alors de la corriger. Il s'agit la plupart du temps d'un IBAN non valide ou d'un changement de coordonnées bancaire de votre clientes.
La phase de GÉNÉRATION EN VRAI
Il suffit de cliquer sur “Générer en vrai”, cela va refaire la conversion mais cette fois-ci en mettant à jour les mandats des clientes et à la fin, vous pourrez télécharger le fichier XML. Pour cela, cliquez juste sur “Télécharger XML”, et enregistrez le fichier dans un endroit de votre ordinateur que vous retrouverez facilement.
Ensuite, il faut vous connecter à l'interface en ligne de votre banque et déposer le fichier.